012347


Direção-Geral da Administração da Justiça
imgFachada
Logótipo MJ
Imprimir

Arquivos Judiciais

Quais os diplomas que regulam as eliminações e as remessas de processos judiciais para os arquivos distritais?

Quais as fontes de informação para a gestão da documentação judicial?

O que são processos de "conservação permanente" ?

O que fazer quando se pretende remeter processos para o arquivo distrital?

A quem compete o acondicionamento dos processos a remeter para o Arquivo Distrital?

Existe algum modelo de caixas para acondicionar os processos a remeter para o Arquivo Distrital?

A quem compete a inventariação dos processos a remeter para o Arquivo distrital?

A quem compete a higienização (limpeza) dos processos a remeter para o Arquivo Distrital?

A quem compete o transporte dos processos a remeter para o Arquivo Distrital?

A quem compete a desinfestação dos processos a remeter para o Arquivo Distrital?

Pode-se remeter processos para o Arquivo Distrital sem disposição legal que preveja esse destino?

Como consultar um processo que foi remetido para o Arquivo Distrital?

Como posso saber saber se um dado processo foi ou não remetido para o Arquivo Distrital?

Como obter uma certidão de um processo que foi remetido para o Arquivo Distrital?

Pode-se eliminar processos judiciais?

O que fazer quando se pretende eliminar processos judiciais?

Pode-se eliminar documentos sem disposição legal que preveja esse destino?

A quem compete a inventariação dos processos a eliminar?

Pode-se eliminar documentação administrativa, de secretaria?

Pode-se eliminar cassetes/CDs de gravações de audiências?

Qual o destino dos autos de eliminação, autos de entrega e das respetivas relações?

Dos processos a eliminar devem ser conservados 5 exemplares de cada ano. O que fazer com estes processos?

Existem no arquivo do tribunal espécies processuais que não constam das tabelas anexas à Portaria nº 368/2013. O que posso fazer ?

Como posso saber saber se um dado processo foi ou não eliminado?

Existem no arquivo do tribunal publicações (revistas, livros, diários da república) já sem qualquer utilidade. Podem ser eliminadas?

Pode-se eliminar boletins de votos dos atos eleitorais?

Pode-se eliminar os requerimentos e demais documentos que serviram de base à emissão de certificados do registo criminal?


Quais os diplomas que regulam as eliminações e as remessas de processos judiciais para os arquivos distritais?

Resposta:
Os diplomas fundamentais que regulam as eliminações e as remessas de processos judiciais para os Arquivos Distritais são o Decreto-Lei nº 149/83, de 5 de Abril, a Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro e o Decreto-Lei nº 47/2004, de 3 de Março.
1) O Decreto-Lei nº 149/83, de 5 de Abril - Define o regime jurídido dos arquivos distritais e das bibliotecas públicas, afirma ser de incorporação obrigatória nos arquivos distritais a documentação dos tribunais (alínea c), do nº 1, do artº 3º).
2) A Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro - Aprova o regulamento de conservação arquivística dos tribunais judiciais e dos tribunais administrativos e fiscais.
- Regula o ciclo de vida da documentação judicial definindo as operações e as formalidades de remessa para arquivo intermédio e definitivo (artºs 6º, 7º e 8º) e as eliminações de processos (artºs 9º e 10º).
- Define os prazos de conservação em arquivo e o destino final da documentação dos tribunais (eliminação ou conservação permanente): Anexo I - Tabelas de Selecção.
3) O Decreto-Lei nº 47/2004, de 3 de Março - Define o regime geral das incorporações da documentação de valor permanente em arquivos públicos, estabelece no artº 8º os requisitos a observar nas incorporações.
Para além destes, existem outros diplomas sobre esta matéria que poderão ser consultados em http://www.dgaj.mj.pt/DGAJ/sections/files/legislacao/leg-arquivos-tribunais/leg-arquivos-tribunais.

Voltar

Quais as fontes de informação para a gestão da documentação judicial?

Resposta:
As fontes de informação fundamentais para a gestão da documentação judicial estão disponíveis em http://www.dgaj.mj.pt/DGAJ/sections/tribunais/arquivos-dos-tribunais e são da responsabilidade da Divisão de Apoio à Gestão Documental.
Nesta secção pode consultar, copiar e imprimir informação sobre:
Incorporação em Arquivo Distrital e eliminação de documentos
Legislação sobre arquivos judiciais
Ofícios-Circular sobre arquivos judiciais
Fundos judiciais incorporados nos Arquivos Distritais.

Voltar

O que são processos de "conservação permanente" ?

Resposta:
São processos que, atento o seu valor arquivístico - valor probatório e/ou informativo -, devem ser conservados em permanência num arquivo definitivo: os arquivos distritais, no caso da documentação judicial.
As tabelas de seleção anexas à Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro, indicam, relativamente à documentação judicial, quais os processos de conservação permanente.

Voltar

O que fazer quando se pretende remeter processos para o arquivo distrital?

Resposta:
1º Acordar com o arquivo distrital respetivo os aspectos fundamentais relativos à remessa: espécies, quantidade e/ou extensão e âmbito cronológico dos processos a remeter, tipo de acondicionamento (maços, caixas), data da remessa e demais aspectos.
2º Cumprir as operações e formalidades relativas à remessa definidas nos artºs 7º e 8º da Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro e consultar no site da DGAJ a informação disponível sobre esta matéria em: http://www.dgaj.mj.pt/DGAJ/sections/tribunais/arquivos-dos-tribunais.

Caso necessite, poderá solicitar apoio técnico à DGAJ/Divisão de Apoio à Gestão Documental - telefones 217906414 ou 217906501.

Voltar

A quem compete o acondicionamento dos processos a remeter para o Arquivo Distrital?

Resposta:
O acondicionamento dos processos a remeter compete à instituição remetente (o tribunal), devendo, nos termos do nº 3 do artº 8º, do Decreto-Lei nº 47/2004, de 3 de Março, ser observados os requisitos estabelecidos pelo orgão de gestão nacional dos arquivos (Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas - Arquivos Disitritais).

Voltar

Existe algum modelo de caixas para acondicionar os processos a remeter para o Arquivo Distrital?

Resposta:
Não. O modo de acondicionamento da documentação a incorporar deve ser acordado entre a instituição remetente (o tribunal) e o Arquivo Distrital, de acordo com os requisitos estabelecidos pela Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas.

Voltar

A quem compete a inventariação dos processos a remeter para o Arquivo distrital?

Resposta:
A inventariação dos processos a remeter para o Arquivo Distrital tem por objetivo a elaboração do auto e guia de remessa e é da responsabilidade da instituição remetente (o tribunal), tal como definido no Artº 9º, do Decreto-lei nº 47/2004, de 3 de Março.
O auto de entrega e a guia de remessa devem obedecer aos requisitos definidos no artº 8º e no Anexo II da Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro.

Voltar

A quem compete a higienização (limpeza) dos processos a remeter para o Arquivo Distrital?

Resposta:
A higienização dos processos a remeter para Arquivo Distrital é da responsabilidade da instituição remetente (o tribunal), tal como definido no Artº 9º, do Decreto-lei nº 47/2004, de 3 de Março.

Voltar

A quem compete o transporte dos processos a remeter para o Arquivo Distrital?

Resposta:
O transporte dos processos a remeter para o Arquivo Distrital é da responsabilidade da instituição remetente (o tribunal), tal como definido no Artº 9º, do Decreto-Lei nº 47/2004, de 3 de Março.

Voltar

A quem compete a desinfestação dos processos a remeter para o Arquivo Distrital?

Resposta:
A desinfestação dos processos a remeter para o Arquivo Distrital é da responsabilidade da entidade receptora (o Arquivo Distrital), tal como definido no Artº 9º, do Decreto-Lei nº 47/2004, de 3 de Março.

Voltar

Pode-se remeter processos para o Arquivo Distrital sem disposição legal que preveja esse destino?

Resposta:
A remessa para Arquivo Distrital de processos que não estejam mencionados nas tabelas de selecção anexas à Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro, como sendo de conservação permanente, depende de parecer favorável da Direção-Geral do Livros, dos Arquivos e das Bibliotecas, mediante proposta do tribunal e/ou da DGAJ, devidamente fundamentada.

Voltar

Como consultar um processo que foi remetido para o Arquivo Distrital?

Resposta:
Deve dirigir-se ao Arquivo Distrital e solicitar a sua consulta.
A consulta de documentação incorporada rege-se pela legislação em vigor, nomeadamente, as disposições constantes do artº 17º do Decreto-Lei nº 16/93, de 23 de Janeiro.

Voltar

Como posso saber saber se um dado processo foi ou não remetido para o Arquivo Distrital?

Resposta:
Deverá dirigir-se ao tribunal onde correu o processo ou ao Arquivo Distrital respectivo tendo em atenção o seguinte:
1º apenas os processos considerados de conservação pemanente nos termos da Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro são remetidos para Arquivo Distrital, decorridos os prazos de conservação administrativa;
2º as remessas de processos para o Arquivo Distrital são obrigatoriamente acompanhadas de um auto de entrega e de uma guia de remessa contendo a identificação dos processos remetidos. Um exemplar destes documentos fica arquivado na entidade remetente (o tribunal) e o outro na entidade destinatária (o Arquivo Distrital).

Voltar

Como obter uma certidão de um processo que foi remetido para o Arquivo Distrital?

Resposta:
Deve dirigir-se ao Arquivo Distrital, entidade a quem compete, nos termos da alínea g), do artº 2º do Decreto-Lei nº 149/83, de 5 de abril, a emissão da respetiva certidão
De referir, também, que a consulta de documentação incorporada rege-se pela legislação em vigor, nomeadamente, o artº 17º do Decreto-Lei nº 16/93, de 23 de Janeiro.

Voltar

Pode-se eliminar processos judiciais?

Resposta:
Sim, desde que sejam séries documentais (espécies processuais) que detenham, nas Tabelas de Selecção anexas à Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro, como destino final, a eliminação e que tenham já decorrido os prazos de conservação administrativa ali fixados.
Na eliminação destes processos devem ser observadas as operações e formalidades definidas nos artºs 9º e 10º da referida Portaria.

Voltar

O que fazer quando se pretende eliminar processos judiciais?

Resposta:
Cumprir as operações e formalidades relativas à eliminação definidas nos artºs 9º e 10º da Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro e consultar no site da DGAJ a informação disponível sobre esta matéria em http://www.dgaj.mj.pt/DGAJ/sections/tribunais/arquivos-dos-tribunais.

Caso necessite, poderá solicitar apoio técnico à DGAJ/Divisão de Apoio à Gestão Documental - telefones 217906414 ou 217906501.

Voltar

Pode-se eliminar documentos sem disposição legal que preveja esse destino?

Resposta:
A eliminação de documentos que não estejam mencionados nas tabelas de seleção anexas à Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro, é obrigatoriamente precedida de parecer favorável da Direção-Geral do Livros, dos Arquivos e das Bibliotecas, mediante proposta de avaliação elaborada pelo tribunal e/ou pela DGAJ, devidamente fundamentada (cf. nº 2º, do artº 9º do Regulamento de Conservação Arquivística aprovado pela referida Portaria).

Voltar

A quem compete a inventariação dos processos a eliminar?

Resposta:
A inventariação dos processos a eliminar tem por objectivo a elaboração do auto e relação de eliminação e é da responsabilidade do secretário de justiça. Firma prova do ato de abate patrimonial.
O auto e relação de eliminação devem obedecer aos requisitos definidos no artº 10º e Anexo III da Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro.

Voltar

Pode-se eliminar documentação administrativa, de secretaria?

Resposta:
Sim, desde que a documentação de secretaria a eliminar conste da Tabela de Seleção I anexa à Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro, tenha como destino final a eliminação e que tenham já decorrido os prazos de conservação administrativa.
Na eliminação desta documentação devem ser observadas as operações e formalidades definidas nos artºs 9º e 10º da referida Portaria.

Voltar

Pode-se eliminar cassetes/CDs de gravações de audiências?

Resposta:
No que se refere a gravações de audiências em processo civil, podem as referidas cassetes/cds ser eliminados decorrido o prazo de seis meses contado da data do trânsito em julgado da decisão final, considerando-se esta transitada em julgado quando não seja susceptível de recurso ordinário ou de reclamação, nos termos do disposto no Código de Processo Civil.

Voltar

Qual o destino dos autos de eliminação, autos de entrega e das respetivas relações?

Resposta:
Relativamente ao auto e relação de eliminação:
O auto e relação de eliminação são feitos em duplicado ficando o original no serviço que procede à eliminação (o tribunal), sendo o duplicado remetido para o Arquivo Distrital, nos termos do disposto no artº 10º, da Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro.

Relativamente ao auto de entrega e guia de remessa:
O auto de entrega é feito em duplicado ficando um dos exemplares na entidade remetente (o tribunal) e o outro na entidade destinatária (o Arquivo Distrital), depois de assinados pelos responsáveis dos serviços nos termos do disposto no artº 8º, Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro.
A guia de remessa é feita em duplicado ficando um dos exemplares arquivado na entidade destinatária (Arquivo Distrital) e o outro na entidade remetente (tribunal) depois de apostos pelo Arquivo Distrital os elementos complementares, designadamente, as referências topográficas que irão permitir a consulta dos documentos e processos, nos termos do disposto no artº 8º, da Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro.

Voltar

Dos processos a eliminar devem ser conservados 5 exemplares de cada ano. O que fazer com estes processos?

Resposta:
Os processos referidos são considerados de conservação permanente devendo, por essa razão, ser remetidos para o Arquivo Distrital.
A conservação de 5 exemplares de cada ano dos processos a eliminar decorre do disposto na Nota 1, do Anexo I, da Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro.

Voltar

Existem no arquivo do tribunal espécies processuais que não constam das tabelas anexas à Portaria nº 368/2013. O que posso fazer ?

Resposta:
Deverá comunicar à DGAJ quais espécies processuais em questão, uma vez que as mesmas poderão já ter sido objeto de avaliação por se terem manifestado noutro tribunal, aplicando-se, nesse caso, idêntico destino. Tratando-se de espécies efetivamente novas deverá então ser elaborada uma proposta de avaliação dos processos em causa tendo em vista definir os seus prazos de conservação e o seu destino final - eliminação ou conservação permanente - devidamente fundamentada, para submeter a parecer da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB).
Obtido o parecer favorável da DGLAB, deverá agir em conformidade: observar os prazos de conservação e proceder à eliminação ou à remessa dos processos para o Arquivo Distrital, de acordo com os procedimentos e formalidades constantes da Portaria referida.

Voltar

Como posso saber saber se um dado processo foi ou não eliminado?

Resposta:
Nos termos da Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro, as eliminações de processos e demais documentos são acompanhadas de relação de eliminação, a qual é feita em duplicado, ficando um exemplar no tribunal, devendo o outro ser remetido para o respetivo Arquivo Distrital. Mediante a consulta destas relações será possível determinar se o processo foi eliminado.

Voltar

Existem no arquivo do tribunal publicações (revistas, livros, diários da república) já sem qualquer utilidade. Podem ser eliminadas?

Resposta:
Não sendo a documentação referida material de arquivo, não recai sobre a sua eliminação nenhuma das disposições legais existentes relativas à avaliação, seleção e eliminação de documentação de arquivo, designadamente, o Decreto-Lei nº 447/88, de 10 de dezembro.
Assim, caso os bens referidos não detenham nenhum interesse para o tribunal ou para qualquer outra instituição, podem os tribunais proceder à sua eliminação ou remoção e subsequente abate ao inventário bem como à venda do papel inutilizado. Sobre este assunto ver despachos de delegação de competências nos secretários de justiça.

Voltar

Pode-se eliminar boletins de votos dos atos eleitorais?

Resposta:
Sim. Os boletins podem ser eliminados esgotado o prazo para a interposição dos recursos contenciosos, ou decididos definitivamente estes.
Eleição do Presidente da República: ver nº 2, do Artº 94º, do Decreto-Lei nº 319-A/76, de 3 de maio;
Eleição da Assembleia da República: ver nº 2, do Artº 104º, da Lei nº 14/79, de 16 de maio;
Referendo: ver nº 2, do Artº 147º da Lei Orgânica nº 15-A/1998, de 3 de abril;
Eleições Autárquicas: ver nº 2, do Artº 138º da Lei Orgânica nº 1/2001, de 14 de agosto e segunda alteração à Lei n.º 56/98, de 18 de agosto, com a redacção que lhe foi conferida pela Lei n.º 23/2000, de 23 de agosto.

Voltar

Pode-se eliminar os requerimentos e demais documentos que serviram de base à emissão de certificados do registo criminal?

Resposta:
Sim. Nos termos do n.º 3, do artigo 37º do Decreto-Lei n.º 171/2015, de 25 de agosto, "(...) A documentação recebida nos serviços de identificação criminal e nos demais postos de atendimento no âmbito do processo de emissão de certificados solicitada por pessoas singulares ou coletivas, ou precedendo a sua autorização, pode ser destruída após o decurso do prazo de validade dos certificados a que se referiam (...). Por seu turno, no nº 3, do Art.º 15.º do mesmo diploma define-se como prazo de validade dos certificados, três meses, a contar da data da sua emissão.

Voltar

Última Modificação: 21/10/2015 06:18

imagem Acessibilidade
© 2008 - Direção Geral da Administração da Justiça - Todos os direitos reservados counter