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Ofício-Circular nº 36/2005

                                                                                                  Exmo Senhor

                                                                                                  Secretário de Justiça

 

 

 

Ofício-circular nº 36/2005

DGAJ/DAGD

 

Assunto: Manual sobre a incorporação em arquivo distrital e a eliminação de documentos judiciais,  composto por:

(a)     ficheiro com texto explicitando as operações e formalidades acima referidas (ficheiro 1);

(b)     ficheiros relativos às operações e formalidades da remessa para arquivo distrital e de eliminação de documentos (ficheiros 2, 3, 4 e 5);

(c)     ficheiros com os principais diplomas relativos à gestão da documentação judicial (ficheiros 6, 7, 8,  9 e 10).

 

1. Os dados dos indicadores de actividade dos arquivos dos tribunais no ano de 2004, sintetizados no Ofício-circular nº 22/2005, revelam, não obstante alguns progressos face a períodos anteriores, a necessidade de se continuar a conceder particular atenção à área de selecção documental, traduzida na eliminação e na remessa de processos para arquivo distrital nos termos previstos na Portaria nº 1003/99, de 10 de Novembro.

2. Perseguindo esse objectivo - fazer face à hipertrofia documental dos arquivos judiciais que, em alguns casos, põe em causa a preservação de recursos informativos relevantes, seja do ponto de vista do funcionamento dos tribunais, seja da salvaguarda dos direitos dos cidadãos e do Estado, seja, ainda, do ponto de vista da investigação de natureza científica - o presente ofício-circular, com uma estrutura modular, elucida sobre as operações de remessa para arquivo distrital e de eliminação de documentos, fornece instrumentos a aplicar directamente nessas mesmas operações e disponibiliza os diplomas que regulam a prática arquivística dos tribunais.

3. Assim, em anexo, é possível encontrar um conjunto de formulários/ficheiros que podem ser abertos, guardados e utilizados individualmente em função do objectivo que se tenha, a saber:

Ficheiro 1 - Operações técnicas e formalidades do ciclo vital da documentação judicial: a incorporação em arquivo distrital e a eliminação de documentos

Texto com a explicitação das operações de incorporação em arquivo distrital e de eliminação de documentos e das formalidades que lhes estão associadas.

 

Ficheiro 2 - Auto de entrega

Formulário modelo destinado a constituir prova documental do acto de incorporação dos processos no arquivo distrital e com os elementos informativos constantes do nº 1 do anexo II da Portaria nº 1003/99, de 10 de Novembro. Elaborado em Word, este ficheiro pode ser guardado no computador do destinatário, alterado e utilizado tendo em vista a produção do auto de entrega.

 

Ficheiro 3 - Guia de remessa para arquivo distrital

Formulário modelo destinado a descrever os processos a incorporar no arquivo distrital e com os elementos informativos constantes do nº 2 do anexo II da Portaria nº 1003/99, de 10 de Novembro. Elaborado em Excel, este ficheiro pode ser guardado no computador do destinatário, alterado e utilizado tendo em vista a produção de guias de remessa e de índices. Integram o ficheiro 3 folhas: uma, designada folha de rosto, identifica a entidade remetente e a entidade destinatária e sumaria a documentação objecto de remessa, outra, designada relação, destina-se, como o nome indica, a descrever cada um dos processos objecto de remessa e, finalmente, uma terceira folha com notas explicativas relativamente a alguns elementos das folhas anteriores e fornecendo indicações acerca do formato da guia de remessa a adoptar.

 

Ficheiro 4 - Auto de eliminação

Formulário modelo destinado a constituir prova documental do acto de abate patrimonial e com os elementos constantes do nº 1 do anexo III da Portaria nº 1003 /99, de 10 de Novembro. Elaborado em Word, este ficheiro pode ser guardado no computador do destinatário, alterado e utilizado tendo em vista a produção do auto de eliminação.

 

Ficheiro 5 - Relação de eliminação

Formulário modelo destinado a descrever os processos a eliminar e com os elementos informativos constantes do nº 2 do anexo III da Portaria nº 1003/99, de 10 de Novembro. Elaborado em Excel, este ficheiro pode ser guardado no computador do destinatário, alterado e utilizado tendo em vista a produção da relação de eliminação. Integram o ficheiro 3 folhas: uma, designada folha de rosto, identifica e sumaria a documentação objecto de eliminação, outra, designada relação, destina-se, como o nome indica, a descrever cada um dos processos objecto de eliminação e, finalmente, uma terceira folha com notas explicativas relativamente a alguns elementos das folhas anteriores e fornecendo indicações acerca do formato da relação de eliminação a adoptar.

 

Ficheiro 6 - Portaria nº 1003/99, de 10 de Novembro

Aprova o regulamento de conservação arquivística dos tribunais judiciais.

Regula o ciclo vital da documentação judicial, com realce para as operações e formalidades de remessa para arquivo intermédio e definitivo e eliminação de processos e demais documentação judicial. Define os prazos de conservação em arquivo e o destino final da documentação dos tribunais.

 

Ficheiro 7 - Decreto-Lei nº 149/83, de 5 de Abril

Define o regime jurídico dos arquivos distritais.

Considera de incorporação obrigatória nos arquivos distritais a documentação dos tribunais (cf.: alínea c do nº 1 do artº 3º).

 

Ficheiro 8 - Decreto-Lei nº 47/2004, de 3 de Março

Define o regime geral das incorporações da documentação de valor permanente em arquivos públicos.

Reafirma, no nº 1 do artº 4º, a incorporação obrigatória da documentação judicial nos arquivos distritais. Define, no artº 8º, os requisitos a observar nas incorporações: 1-As incorporações são precedidas, obrigatoriamente de processos de avaliação selecção e eliminação definidos em portarias de gestão de documentos (...). 2-Entende-se por portaria de gestão de documentos a portaria conjunta do ministro que superintende nos serviços e do Ministro da Cultura, que regulamenta a avaliação, selecção e eliminação de documentos, determina os respectivos prazos de conservação administrativa, o seu destino final(...). 3-A documentação a incorporar nos arquivos históricos deve cumprir os requisitos de inventariação de desinfestação, de higienização e de acondicionamento estabelecidos pelo orgão de gestão nacional dos arquivos (o Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo).

 

Ficheiro 9 - Decreto-Lei nº 16/93, de 23 de Janeiro  

Estabelece o regime geral dos arquivos e do  património arquivístico.

No nº 1, do artº 2º afirma: “É direito e dever de todos os cidadãos, do Estado e demais entidades públicas e privadas, preservar, defender e valorizar o património arquivístico”. O artº 3º estabelece que cabe especialmente ao Estado: (alínea a) garantir a qualidade das instalações destinadas aos arquivos, (alínea c) programar e regulamentar a avaliação, a selecção e a eliminação da documentação. Considera, no artº 14º, que compete aos serviços de origem a implantação de sistemas de gestão de documentos, garantido-lhes e provendo-os de instrumentos, recursos e infra-estruturas de apoio ao funcionamento dos referidos sistemas. Estabelece, no nº 2 do artº 17º, restrições à comunicação de documentos que contenham dados pessoais de carácter judicial, policial ou clínico.

 

Ficheiro 10 - Lei nº 107/2001, de 8 de Setembro  

Estabelece as bases da política e do regime de protecção e valorização do património cultural.

Considera ser tarefa fundamental do Estado e dever dos cidadãos a protecção e a valorização do património cultural (artºs 3º e 12º) e dedica os artºs 80 º a 83º ao património arquivístico. Introduz alterações ao Decreto-Lei nº 16/93, de 23 de Janeiro.

 

4. Aproveito a oportunidade para reiterar, tal como disposto no nº 3 do capítulo IV do Ofício-circular nº 22/2005, a necessidade de os Senhores Secretários de Justiça promoverem as operações de eliminação e de remessa de processos para arquivo distrital a que os tribunais estão obrigados e a que este ofício se refere.

 

DGAJ, 13 de Julho de 2005

A Directora-Geral

 

(Helena Ribeiro)

 

Última Modificação: 29/08/2007 11:36

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